Datová schránka je moderní a bezpečný způsob elektronické komunikace, který nahrazuje papírové dopisy. Představte si něco jako e-mailovou schránku, která zajišťuje maximální ověření totožnosti odesílatele. Její provoz upravuje takzvaný zákon o datových schránkách.
K čemu datová schránka slouží
Jedná se o elektronické úložiště, které slouží k dodávání dokumentů a funguje s maximální mírou ochrany. Dá se zjednodušeně říct, že datová schránka nahrazuje podpis. Je určená především ke komunikaci se subjekty veřejné moci, tedy s ministerstvy, úřady, policií, notáři, městskými částmi a obecními úřady.
Stát povinně zřídil datovou schránku každé právnické osobě zapsané v obchodním rejstříku a následně ještě advokátům a daňovým poradcům. Ti všichni mají povinnost komunikovat přes datovou schránku s každým, kdo má datovou schránku zřízenou.
POZOR: Od 1. 1. 2023 si budou muset zřídit datovou schránku i podnikající fyzické osoby a právnické osoby, které ještě datovou schránku nemají.
Cílem datové schránky je tedy rychlejší, levnější a spolehlivý způsob komunikace se státem.
Výhody datové schránky
- Je zdarma. Šetří vám tak náklady spojené s klasickou „papírovou“ komunikací.
- Komunikovat se státem můžete kdekoliv a kdykoliv.
- Zvyšuje šanci na úspěšné doručení zprávy v porovnání s doporučenými dopisy. Šance na doručení zprávy má 99 % pravděpodobnost. U doporučených dopisů je to přitom jen 45 %.
- Přes datovou schránku můžete doručení dokumentu zpětně prokázat.
- Schránka má neomezenou kapacitu.
Možnosti využití datové schránky
Datová schránka by vám měla usnadnit spoustu úkonů, které jinak vyřizujete na úřadě. Vyřídíte si přes ni tyto záležitosti:
- Žádost o vydání osobních dokladů – občanský průkaz, voličský průkaz
- Daňové přiznání a komunikace s finančním úřadem
- Zdravotní pojištění
- Nemocenské pojištění
- Důchodové pojištění
- Katastrální řízení
- Výpisy z Informačních systémů veřejné správy – rejstřík trestů, bodové hodnocení řidiče a tak dále
- Další záležitosti – informace o blížícím se konci platnosti pravidelné technické prohlídky vozidla, žádost o rodičovský příspěvek, informace o přestupku na silnici…
Typy datových schránek
Zřízené ze zákona
Ministerstvo vnitra automaticky zřizuje datové schránky pro:
- Právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, mimo jiné banky a pojišťovny
- Podnikající fyzické osoby: advokát, daňový poradce, statutární auditor, znalec, soudní tlumočník
- Orgány veřejné moci
- Od 1. 1. 2023 všechny podnikající fyzické osoby
Zřízené na žádost
O datovou schránku si může zažádat v podstatě kdokoli:
- Fyzické osoby – jak čeští občané, tak cizinci
- Právnické osoby nezapsané v obchodním rejstříku, například spolky, nadace, společenství vlastníků jednotek, příspěvkové organizace
Jak si založit datovou schránku
Pokud si chcete datovou schránku založit, máte 3 možnosti:
- On-line na adrese mojedatovaschranka.cz.
- Osobně na pobočce Czech POINT.
- Poštou písemně – formuláře ke stažení najdete na mojedatovaschranka.cz.
Seznam držitelů datových stránek je dostupný na mojedatovaschranka.cz/sds/search
POZOR: Pokud si založíte datovou schránku, úřady s vámi budou komunikovat výhradně jejím prostřednictvím. Pravidelně si ji proto kontrolujte. Datová zpráva se považuje za doručenou okamžikem, kdy se uživatel s oprávněním číst zprávu přihlásí k datové schránce (tedy aniž by ji otevřel). Pokud se tak nestane, je zpráva považována za doručenou nejpozději 10. dnem po dodání zprávy do datové schránky. Zprávy se uchovávají 90 dnů, pokud nemáte aktivovaný tzv. datový trezor, který je zpoplatněný.
Není schránka jako schránka
- Pro vyřizování osobních záležitostí slouží datová schránka typu fyzická osoba.
- Pro profesní účely je určená schránka typu podnikající fyzická osoba. Přes ni ale nevyřídíte služby, které jsou určené výhradně pro osobní účely.
Doplňkové služby datové schránky
Za poplatek si můžete ke své datové schránce objednat další služby:
Smluvní Datový trezor
- Hodí se pro fyzické osoby nebo právnické osoby s menší agendou.
- Automaticky uchovává datové zprávy i po 90 dnech. Zprávy nezmizí, ale zůstanou a smazat je můžete jen vy.
Poštovní datová zpráva
- Jedná se o elektronickou obdobu doporučené zásilky.
- Slouží k vzájemné obchodní komunikaci uživatelů datových schránek.
- Může nahradit osobní kontakt a zasílání dokumentů doporučenou zásilkou. Usnadní tedy uzavření smlouvy, ohlášení změny nebo úkony, pro které je potřeba elektronický podpis.
Výhody komunikace přes Poštovní datovou zprávu:
- Prokazatelnost
- Garantované dodání
- Ověřená identita odesílatele
- Bezpečnost
- Pohodlnost
- Úspora času
- Úspora nákladů
Kdy využít Poštovní datovou zprávu:
- Můžete odesílat faktury, upomínky, smlouvy, objednávky, potvrzení nebo certifikáty – zkrátka to, u čeho chcete právně prokázat, že jste dokument odeslali v pořádku a včas.
- Poštovní datovou zprávu si můžou vzájemně posílat právnické osoby, podnikající fyzické osoby nebo občané.
